Tra
Premium Drink & Food s.r.l. con sede legale in Conegliano, Corso Giuseppe Mazzini n. 68, (C.F. e P.IVA n. 04749100261)
e
Amica s.c.a.r.l. con sede in Pordenone, via Nuova di Corva n. 82 (C.F. e P.IVA n. 01851340933)
Premessa
Il Reg. UE 2016/679 prevede all’art. 26 che allorché due o più titolari del trattamento determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, essi sono contitolari del trattamento. Le linee guida 07/2020 emesse dall’EDP delineano i criteri di valutazione in merito alla effettiva sussistenza del rapporto di contitolarità.
L’esito di tale valutazione ha condotto a riconoscere e concludere l’accordo di contitolarità tra le richiamate società.
L’accordo interno può designare un punto di contatto tra gli interessati, fermo restando che l’interessato può esercitare i propri diritti ai sensi del Reg. UE 2016/679 nei confronti di e contro ciascun titolare del trattamento.
Amica s.c.a.r.l. è una società consortile che si occupa di servizi di gestione amministrativa e contabile e di magazzino sia a soci che a terzi.
Premium Drink & Food s.r.l. si occupa di noleggio e gestione dei relativi contratti anche per conto terzi, di attrezzature per la ristorazione.
Premium Drink & Food s.r.l. è socia di Amica s.c.a.r.l.
Il servizio reso da Amica s.c.a.r.l. consente a Premium Drink & Food s.r.l. di gestire la propria amministrazione e contabilità.
Le società svolgono quindi un’attività complementare che consente di fornire all’interessato del trattamento l’esecuzione del contratto che ha concluso con Premium Drink & Food s.r.l.
Tipologia di dati trattati
Nel rispetto dei principi di limitazione delle finalità e proporzionalità, vengono trattati da entrambe le società esclusivamente i dati necessari alla gestione contabile della società. Ciò comporta esclusivamente il trattamento di dati comuni e quindi:
- dati anagrafici (nome e cognome)
- dati di contatto (e-mail; numero di telefono)
- dati contabili (IBAN)
Finalità del trattamento
Alla luce delle premesse le società Contitolari hanno deciso di trattare congiuntamente i dati sopra descritti per consentire a Premium Drink & Food s.r.l. l’esecuzione del contratto concluso con l’interessato al trattamento dei dati.
Per fare ciò hanno concluso un apposito accordo di contitolarità e determinato congiuntamente i mezzi attraverso i quali raggiungere la finalità descritta.
In particolare, essi corrispondono a:
- Banche dati dei clienti per gestione della contabilità
- I mezzi del trattamento e le modalità di trattamento
- La modalità di redazione dell’informativa ex art. 13 Reg UE 2016/679
- La politica di conservazione dei dati
- La formazione dei soggetti designati
- Regolamento sull’utilizzo degli strumenti informatici
- La gestione della procedura di esercizio dei diritti dell’interessato
La Contitolarità è riferita esclusivamente alla tipologia di dati personali come sopra definiti.
Il trattamento congiunto dei contitolari è limitato alla sola finalità di gestione della contabilità che mira a fornire all’interessato un servizio che risponda in maniera completa alle esigenze relativa all’attività lavorativa da esso compiuta.
I Contitolari condividono le decisioni relative alle finalità e modalità del trattamento di dati e sono obbligati in solido a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti dal Reg UE 2016/679 e dalle disposizioni di legge vigenti in materia di tutela dei dati personali. I Contitolari si obbligano a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti in materia di protezione dei dati personali.
Sicurezza delle informazioni
Il Contitolare del trattamento è tenuto a mettere in atto tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali raccolti, trattati o utilizzati nell’ambito del rapporto di contitolarità, conformemente alla policy delineata congiuntamente.
I dati personali saranno trattati all’interno dell’Unione Europea. Nell’ipotesi in cui si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea verranno adottate tutte le misure previste e regolamentata dal capo V del Reg. UE 2016/679.
Periodo di conservazione dei dati
I dati personali come sopra definiti verranno trattati per tutto il periodo necessario al raggiungimento delle finalità indicate.
Resta fermo che i dati personali verranno tempestivamente eliminati / modificati in seguito all’esercizio dei diritti di cui al paragrafo successivo.
Al fine di adempiere al principio di proporzionalità e alla luce della specifica finalità del trattamento, i dati personali verranno aggiornati nei termini espressamente indicati nell’informativa ex art. 13 Reg. UE 2016/679 che è stata fornita all’interessato al momento di acquisizione dei dati personali.
Diritti
Potranno essere esercitati in qualsiasi momento i diritti previsti dagli art. 15 ss del Reg UE 2016/679 e quindi:
- diritto di accesso: utile a ottenere informazioni complete in merito agli specifici dati trattati dai contitolari in merito alla finalità indicata;
- diritto di rettifica: consente la modifica e integrazione dei dati personali trattati
- diritto alla cancellazione: consente la tempestiva cancellazione dei dati trattati per le finalità indicate nel presente estratto
- diritto di limitazione del trattamento: consente di limitare il trattamento a determinate categorie di dati personali (esempio se si vuole limitare il trattamento a un solo dato di contatto)
- diritto alla portabilità dei dati: consente di chiedere che i dati personali vengano trasmessi ad altro titolare del trattamento
- diritto di opposizione: consente di opporsi al trattamento dei dati per finalità determinate (ad es. marketing)
- diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo: consente di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Tali diritti potranno essere esercitati rivolgendosi a:
Premium Drink & Food s.r.l.: mail: privacy@premiumdf.it pec: premiumdrinkfoodsrl@legalmail.it
Oppure rivolgendosi al Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it